你是每天待办事项超过10条的忙人吗?GTD系统可助你管理任务

你是每天待办事项超过10条的忙人吗?GTD系统可助你管理任务

通过建立你的专属GTD系统,来管理好繁琐的任务。

什么是GTD?

GTD系统,是 David Allen 在2001年出版的书籍《Getting Things Done》中,提出的一套时间管理系统,也是如今诸多时间管理体系和方法论的奠基之作。

正统的GTD系统,极其复杂,并且对使用者有相当高的要求,需要花费不少力气才能入门和掌握。所以,这篇文章中,我会结合自己的实践经验和个人理解,呈现一套简化版的体系。

它适用于什么样的人呢?

  • 每天的待办事项超过10项的忙人;
  • 带着多个项目,有多条线需要同步跟进的管理者;
  • 工作繁杂、琐碎、高节奏、高密度的专业服务者;
  • 需要时刻与大量联系人对接,处理大量信息的商务人士。

需要注意的是,工具本身,永远是为了使我们获得更高效率的手段。如果你的事情并没有特别多,那用最简单的Todo List和AFD法就足够了,并不需要用到GTD。不要为了使用工具,而去使用工具。

最关键的,是看自己有没有这个需求。

如果你觉得每天都活在奔波忙碌之中,经常埋头苦干一天、待办事项却不见减少,那么,可以试试这套方法。它不能减少你实质性的工作量,但可以帮助你专注在任务上,节省大量的思考和不必要的时间浪费。

GTD需要什么工具?

应用GTD,需要专门的GTD工具。Windows可以使用 MyLifeOrganized(下文简称MLO);苹果很简单,用 OmniFocus 就可以了,这是Mac和iOS平台上最好的GTD工具。

滴答清单和 Todoist 也提供了部分GTD功能,不过比起前两者,弱一些(当然价格也便宜一些)。

下文会用 MLO 作为例子来讲。OmniFocus的功能是完全一致的。鉴于我没有Mac,就不发OmniFocus的截图了。

有人也许会问:为什么要用专门的GTD工具?我用Todo List工具,甚至用纸笔,能不能实现GTD?

这里涉及到一个问题:GTD工具,跟其他Todo List工具相比,有什么本质上的不同?

其实就在于「智能筛选」。

简而言之,GTD的本质,跟AFD一样,也是一系列的清单和视图。但是,所有的GTD工具都会提供一种功能,叫做「智能筛选」。你可以输入各种条件,让软件显示你想看到的任务。

比如,我可以设置这样的条件:「筛选7天内到期的任务」,让我迅速了解接下来7天的安排。

也可以设置「筛选今天到期、重要性较高的任务」,让我可以专注把它们做完,不受干扰。

以及「筛选分配给别人,需要跟进的任务」,让我可以直观看到,谁的任务还没提交,我需要去找谁询问阶段进展。

诸如此类。

这是其他Todo List难以实现的,尤其是纸笔,可能会困难很多。

如何使用GTD?

  1. 准备阶段

在GTD工具中,建立这几个清单:Todo,Next Action,Someday,Waiting。

它们跟AFD是彼此相容的关系。你可以把「Action」分解成这四个清单,也可以把「Focused」和「Dessert」放进GTD中,看你想以哪个作为主导。

  1. 收集阶段

现在,深呼吸,暂且停下所有的事情,打开Inbox,把你所有需要完成的任务,包括工作、生活、阅读、个人提升,等等,全部记下来。

一项项罗列出来即可,注意,需要按照AFD的原则,分解到最小的执行步骤,一般是「动词+宾语」,可以立即执行那种。

  1. 组织

针对第一步列出来的任务,逐一去问这几个问题:

1)它能在2分钟内完成吗?

如果可以,先着手把它做完。

2)它是否可以委派给别人去做?

如果可以,添加上委派给谁、截止时间,然后将其移动到Waiting里面。

3)它是否有明确的时间限制,需要尽快完成?

如果不是,将它放进Someday里面。

4)它是否可以立刻开始做,还是需要等别的任务完成才能开工?

如果是后者,放进Next Action里,记住,添加上截止时间。

通过这四步,你就把所有的任务,都分门别类安排好了。

  1. 执行

好了,现在打开 Todo 清单,从最上面开始,专心致志,一项项把任务搞定吧。

  1. 整理及回顾

每天定下2-3段时间——比如中午、晚上,工作的间隙,用来对这个GTD系统进行整理。

主要做这些事情:

1) Waiting 里面的事项,完成得怎么样了?向负责的人询问进度。

2) Someday 里面的事项,现在有没有时间去做?有的话,移动到 Todo 里面,做好时间计划。

3) Next Action 里面的事项,是否可以开始着手去做?是的话,移动到 Todo 里面,添加截止时间。

4) 检查自己设置的 Todo,以及自己当天实际完成的工作量,做一个简单的回顾:

自己的工作效率怎么样?是否完美地按计划执行?有哪些因素导致自己没能做好?诸如此类。

GTD的核心原则,是「清空大脑,不要分心」。前者,是将大脑中所有需要记忆的任务书面化,记录在GTD工具上,从而解放你的认知资源,让你能够专注在工作上。

后者,是当你在执行时,如果有任何外来的干扰——比如有人找你,有邮件,有IM消息,不要去理会,将它们记在Inbox里面,直到你的工作告一段落时,再去集中处理它们。

这样,才能真正实现「高效」和「专注」。

一些 Tips 和注意的点

GTD的有趣之处,在于它可以有很多玩法。你完全可以通过「自定义智能筛选」,构建出自己专属的GTD系统。

比如,GTD里面,对于每一个任务,有一个「场景」(Context)功能。你可以设置「公司」「路上」「家里」三个场景,并为每一个任务分配场景。这样,当你在路上时,打开软件,筛选场景为「路上」,就可以看到需要在外面做的事情。

比如,你可以增加一个清单,叫做「Week」,筛选「截止到周日的任务」,这样,就能直观看到一周内所有的工作安排。

诸如此类。

最后,工具永远是手段,能否满足自己的需求才是最重要的。不要出于新奇、好玩而去使用工具,要关注它能否切实地解决你的需求。

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